Вы руководитель, и на ваших планерках и совещаниях сотрудники отмалчиваются, тайком сидят в социальных сетях? Или наоборот, ведут себя агрессивно, пытаются перекричать друг друга? В обоих случаях пользы от собрания нет. Расскажем, как это исправить.
Подумайте, обязательно ли проводить совещание
Во многих компаниях совещания проводят по поводу и без. Это отвлекает сотрудников от работы и вызывает раздражение. Прежде чем планировать собрание, подумайте, действительно ли оно нужно. Если хотите рассказать коллегам о чем-то важном или обсудить срочные проблемы, то совещание необходимо. Если планируете высказать свои предложения и услышать похвалу или хотите, чтобы кто-то принял за вас решение, то лучше выбрать другие форматы общения.
Составьте план
Без плана можно забыть о чем-то важном. Подумайте не только о том, что необходимо обсудить, но и сколько времени уйдет на каждый вопрос. Учтите, что встреча не должна длиться более часа, иначе сотрудники устанут, у них будет меньше времени на работу. Если часа не хватает, разделите встречу на 2 части с 10-минутным перерывом между ними. После того как составите план, разошлите его участникам совещания, чтобы они успели подготовиться.
Приглашайте на совещание только компетентных сотрудников
Некоторые руководители считают, что на собрания нужно приглашать как можно больше людей. Зовут даже тех, кто не разбирается в обсуждаемой теме, не имеет полномочий для принятия решений. Чтобы совещание было эффективным, приглашайте не более 8 человек, которые обладают необходимыми знаниями и опытом. В процессе работы количество участников может меняться. Если вы понимаете, что кто-то не нужен для дальнейших обсуждений, отпустите его.
Не позволяйте сотрудникам отвлекаться
Совещание бесполезно, если сотрудники витают в облаках, общаются в мессенджере, вместо работы обсуждают приближающийся корпоратив. Запретите им приносить смартфоны: без гаджетов будет проще сосредоточиться на делах. Следуйте плану, не позволяйте сотрудникам отвлекаться от запланированных тем.
Дайте всем высказаться
Чтобы собрание прошло с максимальной пользой, каждый участник, даже самый молчаливый должен высказать свои мысли. Предоставьте такую возможность и проследите за культурой совещания. Запретите перебивать говорящего, делать неуместные замечания, разговаривать на повышенных тонах. Если сами делитесь идеями, обязательно узнайте, что об этому думают коллеги. Иначе вы покажете, что не интересуетесь их мнением, и в следующий раз, когда у сотрудников будут полезные предложения, они уже не выскажутся.
Будьте справедливы
Если обсуждаете работу подчиненных, указывайте не только на недостатки, но и на достижения. Так вы мотивируете людей. Ни для кого не делайте исключений. Если коллектив посчитает, что у вас есть любимчики, которых вы никогда не критикуете, атмосфера станет напряженной.
Записывайте тезисы
Все, что обсуждается и предлагается на планерках и совещании, желательно записывать. Так вы ничего не забудете и не станете возвращаться к одному и тому же вопросу по несколько раз. Пишите самостоятельно или попросите участника собрания быть секретарем. Для наглядности отмечайте тезисы на доске или выводите на экран монитора, чтобы их видели участники собрания.
Подведите итог встречи
В конце совещания повторите тезисы и сделайте вывод. Убедитесь, что коллеги его услышали. Если выработали план действий, еще раз проговорите, кто, когда и какие задачи должен выполнить. Напишите итоги встречи, разошлите их участникам и сотрудникам, которые должны знать о принятых решениях.
РЕКЛАМА, ООО «Камелот Партнер»
